Výhody a nevýhody externí a interní účetní

Řešíte, jestli si máte najmout externí nebo zaměstnat interní účetní? Máme pro vás pár tipů, které mohou vaše rozhodnutí zjednodušit.

V posledních deseti letech dochází k pozvolnému poklesu účetních zaměstnaných na hlavní pracovní poměr, přesto poměr externí versus interní účetní zůstává zhruba stejný, tj. cca 1/3 je zaměstnaná ve firmě. Není možné jednoznačně určit, pro jak velkou společnost se vyplatí najmout externí účetní, nebo ji naopak zaměstnat interně.

Z logiky věci ale vyplývá, že pro velké firmy se většinou vyplatí interní účetní. Ta je pro firmu výhodná nejen svou každodenní přítomností na pracovišti (vše s ní můžete řešit osobně, má větší přehled o tom, co se ve firmě děje, doklady a mzdové náležitosti řeší flexibilně během celého měsíce), ale i tím, že veškerý pracovní čas věnuje pouze účetním záležitostem vaší společnosti. Zároveň ve větších společnostech, kde jsou daná pravidla, pracovní postupy a jasně stanovená odpovědnost, již účetní není chápána jako „ta, která shání doklady”, ale jako kvalifikovaná síla pro zpracování výstupů pro vedení společnosti a státní správu. 

Účetní práce je především o zpracovávání velkého objemu dokladů, které však nejsou přímo úměrné velikosti firmy. I malá firma o dvou zaměstnancích může mít více dokladů než větší o deseti. Obecně se ale v malých společnostech vyplatí externí účetní. Pokud máte více zaměstnanců, je často výhodnější najmout externí účetní právě pro zpracovávání mezd. Personální oblast je totiž poměrně velkou administrativní zátěží a mzdové účetnictví vyžaduje i speciální odbornost v dané oblasti. Tím, že si tuto nárazovou práci zajistíte externě, nemusíte vše řešit vlastními silami. 

Dalším aspektem při posuzování je zastupitelnost. Pro menší společnost může být jediná účetní rizikem v případě její nepřítomnosti. Externí účetní kancelář tak může být dobrou volbou.  

Externí účetní má své výhody, mezi které patří:

• náklady na účetní software, školení, IT vybavení si platí sama a vy se tak nemusíte starat, jestli všechno funguje,
• neplatíte jí pravidelnou měsíční mzdu, ale paušál nebo podle množství dokladů,
• na vaši firmu nahlíží s větším nadhledem, její finanční management a rady, jak dále vaši firmu rozvíjet, tj. jestli na to máte, jsou realističtější,
• je většinou pojištěna proti riziku nesprávného vedení účetnictví,
• na mzdovou agendu, která je nárazová, ale složitá v krátkém časovém období, je dobré mít odborníka,
• u zpracování všech dokladů budete mít větší jistotu, že vše bude včas bez ohledu na vnější okolnosti (dovolená, nemoc), protože vztah je na úrovni klient - klient, nikoliv zaměstnanec – zaměstnavatel,
• neřešíte pojištění profesní odpovědnosti. 

Kolik stojí práce účetní?

Finanční náklady na účetní, která je zaměstnaná, jsou pro firmy vždy vyšší než u externí. Na první pohled však nejde ani tak o plat, ale spíše o náklady, které jsou spojené se samotnou účetní pozicí. Ať už jde o notebook, telefon, školení nebo jen potřebu pevného pracovního místa (stůl a židle). Externí účetní má obvykle přesně stanoveno, za co odpovídá, a přesně ví, co potřebuje a co má dělat, aby úkol splnila. Nečeká tedy na zadání, čas si organizuje dle potřeb firmy a smluvních termínů. Její cena je různá, od měsíčních paušálů po ceny za položku/doklad nebo případně hodinovou sazbu. Odměna externí účetní se pak odvíjí od objemu zpracovaných dat a při jejich překročení si fakturuje více. 

Celkově vás tak služby na externí účetní mohou vyjít levněji, přesto musíte být připraveni na to, že:

• není součástí firmy a s její nepřítomností musíte počítat (některé externí účetní však do firem dochází dle dohody i několikrát do měsíce),
• má více klientů, a proto odpověď na vaše e-maily nebo vyřešení vašeho požadavku nemusí být obratem,
• vaše společnost může vyrůst tak, že vás po čase účetní může odmítnout, např. z důvodu nedostatečné kvalifikace či kapacity,
• sdílíte s ní citlivá data o vaší společnosti a zaměstnancích.

Některé firmy jsou si však schopny zajistit a pořídit podklady do účetního systému samy. Účetní následně dělá pouze kontrolu a výstupy – typická je mzdová oblast, kontrola pro zpracování měsíčních DPH přiznání a kontrolních hlášení, případně měsíční závěrky. A na závěr pro vás máme ještě jednu radu. Ne každá účetní je opravdu dobrá účetní. Jedním z hledisek, které vám mohou napovědět něco o její kvalitě, jsou kvalifikace (certifikace) a samozřejmě reference.