Češi loni odeslali 151 milionů datových zpráv. Meziročně to je o 5,6 % více, klasických doporučených dopisů naopak o 23 % ubylo

Dramaticky stoupl počet zpoplatněných datových zpráv, které si posílají firmy mezi sebou. Loni jich bylo téměř 2,6 milionu a za posledních pět let se jejich počet zpětinásobil.

Datové zprávy zasílané přes Informační systém datových schránek (ISDS) stále častěji nahrazují klasické doporučené dopisy. V loňském roce Češi odeslali celkem 151 milionů datových zpráv, což bylo o 5,6 % více než v roce 2023. Ještě výrazněji narostl počet zpoplatněných datových zpráv, které si mezi sebou posílají soukromé komerční subjekty. Těch bylo za loňský rok téměř 2,6 milionu, což je o 48 % více než v roce 2023, vyplývá ze statistik webu mojedatovaschranka.cz. Naopak počet klasických doporučených dopisů doručených Českou poštou nadále klesá.

Doporučený dopis se doručuje několik dní a je osmkrát dražší

Za rok 2024 doručila Česká pošta podle vlastních statistik 30,8 milionu doporučených dopisů, zatímco o rok dříve to bylo ještě 38,3 milionu. Meziroční pokles činí 23 %. „Komerční datová zpráva vyjde firmy na 10 korun, zatímco cena základního doporučeného dopisu o hmotnosti do 50 g je 77 korun (od 1.2.2025), a to v ní ještě není započítaná cena papíru, tiskárny a času, který je třeba věnovat doručení dopisu na poštu,“ říká Martin Plevka, obchodní ředitel společnosti Software602, která se zabývá řešením pro efektivní správu datových schránek pro firemní zákazníky. S nárůstem nákladů na odeslání doporučené zásilky je tedy přirozené, že počet odeslaných komerčních datových zpráv narostl od roku 2019 z tehdejších 504 097 na loňských 2 599 480.

Komerční datová zpráva stojí necelou osminu toho, co doporučený dopis, ale je doručena okamžitě a odesílatel má k dispozici důkaz, že se tak stalo, také okamžitě. Komunikace datovými schránkami s veřejnými úřady je bezplatná a rovněž bezplatně lze jejich prostřednictvím získat i výpisy z řady veřejných rejstříků. O tom svědčí i nejčastěji zasílaný typ datové zprávy – byl jím požadavek na výpis z rejstříku trestů. Možnosti datových schránek se neustále vylepšují, například od loňského roku je možné datovou zprávou zasílat přílohy o velikosti až 100 MB a až 50 příloh na jednu zprávu. Rozšířila se i možnost formátů příloh na ZIP, ASiC či MP4.

Jak ovládat několik datových schránek najednou?

Efektivnější využívání datových schránek, například pro hromadné rozesílání datových zpráv, ukládání přijatých zpráv do vlastního archivu nebo automatické přeposlání v rámci interního systému odpovědným zaměstnancům umožňují specializované aplikace jako například Sofa od společnosti Software602. Kromě toho dokáží napojit a spravovat neomezený počet datových schránek, takže uživatelé nemusí přepínat mezi několika okny, samostatně se přihlašovat do každé schránky zvlášť nebo řešit, zda využít placený datový trezor, aby se obdržené datové zprávy ze schránky automaticky po 90 dnech nevymazaly.

„Vnímáme zvýšenou poptávku především od zahraničních firem, které nejsou tolik zatížené původně mandatorním zřízením datových schránek a uvědomují si jejich přidanou hodnotu právě pro komerční využití. Tyto firmy jsou sice často již digitalizované, ale jejich globální systémy neumí s českým fenoménem datových schránek pracovat, a proto hledají dodavatele pro efektivní práci s datovými schránkami na lokálním trhu. Datové schránky pak používají pro rozesílku nových ceníků, obchodních nabídek, smluv či jejich dodatků,“ říká Martin Plevka. „To, co po nás klienti nejčastěji požadují, je hromadná rozesílka, když například mění ceníky, které jsou přílohou obchodních smluv a potřebují takový dokument rozeslat třeba 3.000 klientům. S námi jsou schopni to celé provést za 10 minut se zlomkem nákladů oproti standardní rozesílce formou doporučené zásilky. Mnoho těchto úkonů umíme navíc zákazníkovi automatizovat, pokud se např. jedná o nějaký pravidelný proces,“ dodává. 

Jan Frk

Mgr. Jan Frk vystudoval vysokou školu CEVRO se specializací na veřejné právo a správu. Od roku 2005 se věnuje eGovernmentu, zejména elektronickému podpisu, formulářům a dokumentům. Působí jako ředitel divize eGovernment ve Software602 a externě radí ústředním orgánům státní správy. Podílí se na legislativě, metodických pokynech a vzdělávání v digitalizaci veřejné správy. Je členem Mensy, ICT Unie a dalších odborných asociací.

Jsme Software602. Pomáháme firmám i úřadům zbavit se papíru, zrychlit administrativu a přemýšlet digitálně. Díky našim řešením elektronických podpisů, archivace, schvalování požadavků nebo formulářovým technologiím nedělají lidé chyby, šetří čas i peníze. Máme 35 let zkušeností a spoustu energie uvádět na trh další inovace.

Více na www.602.cz