Při uzavírání smluv se zahraničními společnostmi je dobré si zkontrolovat i naprosté banality. Třeba že obchodní protějšek vůbec existuje a že ten, kdo za něj jedná, k tomu má skutečně pravomoc. Kdo to neudělá, může se dočkat velkých potíží, hlavně neplatnosti uzavřené smlouvy.
Podnikatelé v Česku vědí, že pokud uzavírají smlouvu s jinou tuzemskou společností, musí se přesvědčit v obchodním rejstříku, zda jejich obchodní partner vůbec existuje a jestli osoba, která za něj jedná, je k takovému jednání oprávněna. Ověřit si tyto informace je skutečně snadné, protože obchodní rejstřík je široce dostupný na internetu. V insolvenčním rejstříku, taktéž dostupném na internetu, je zase možné zjistit, zda proti dotyčné společnosti neprobíhá insolvenční řízení, případně v jakém stadiu se nachází.
Odlišná situace ovšem nastává, pokud je druhou smluvní stranou společnost z jiného státu. V některých zemích (typicky v Rakousku či v Německu) fungují obchodní rejstříky na podobných principech jako v České republice. Výpisy z takového obchodního rejstříku se svým obsahem i vzhledem blíží tomu, co znají podnikatelé v Česku, proto je možné se na ně při běžných smlouvách bez potíží spolehnout.
U kontraktů, jejichž předmět dosahuje vysokých částek nebo které mají z jiného důvodu zásadní význam, je ale vhodné zajistit si alespoň stručné potvrzení od právníků z příslušného státu („legal opinion“). Předmětem legal opinion je potvrzení, že určitá osoba je oprávněná danou smlouvu jménem zahraniční společnosti uzavřít, příp. že vůči takové osobě nebylo zahájeno insolvenční či obdobné řízení.
Výpis, ale k ničemu
Mnohem svízelnější je situace při uzavírání smluv se společnostmi ze vzdálenějších jurisdikcí. V řadě jiných zemí neexistují obchodní rejstříky v našem slova smyslu. Určitá forma registrace sice obvykle existuje, ovšem její výstupy se někdy podstatně liší od výpisů, na které jsou podnikatelé v České republice zvyklí. Tyto „výpisy“ z některých států jsou omezeny v podstatě pouze na potvrzení o tom, že společnost s určitým názvem existuje. Zdaleka ne vždy se ve „výpisu“ objeví sídlo a ještě vzácnější je uvedení osob, které za společnost jednají.
Stejně tak úprava jednatelského oprávnění je v některých zemích vnitřní záležitostí společnosti. Něco na způsob podpisových pravidel v dané společnosti tedy existuje, ovšem v neveřejné podobě. Zájemce z Česka se proto nedopátrá ničeho takového, jako je zápis členů představenstva nebo způsob, kterým tito lidé jednají jménem společnosti, jako je to například u české akciové společnosti.
Je vhodné proto požádat obchodního partnera, aby předložil doklady o tom, že příslušná zahraniční společnost existuje a kdo jedná jejím jménem. To ale obvykle nestačí. Z uvedených dokumentů často nevyplyne výslovně, kdo jedná jménem takové společnosti: jednatelské oprávnění může vyplývat ze zákona a český podnikatel obvykle zákony v příslušném státě detailně nezná.
Určitým řešením může být ověření podpisu druhé strany notářem v příslušném státě. V některých státech notáři v ověřovací doložce potvrdí, že příslušná společnost existuje a že osoba, která dokument podepsala, k tomu byla oprávněna. Při významnějších smlouvách je ovšem opět bezpečnější vyžádat si „legal opinion“.
Pokud český podnikatel uzavře smlouvou se zahraniční společností, která ve skutečnosti neexistuje, respektive za ni jednala osoba, která k tomu nebyla oprávněna, může to mít fatální dopady. Taková smlouva bude s největší pravděpodobností neplatná. Pokud už tuzemský podnikatel na základě takové smlouvy něco dodal či zaplatil, bude se často jen obtížně a draze domáhat toho, aby zaplacenou částku nebo dodané zboží dostal zpět.